Superviseur des opérations de bureau / Office Operations Supervisor

Job ID

160747

Posted

02-May-2024

Service line

GWS Segment

Role type

Full-time

Areas of Interest

Administrative, Customer Service

Location(s)

Montreal - Quebec - Canada

À propos du rôle :

En tant que superviseur de l'expérience en milieu de travail CBRE, vous serez chargé de superviser les employés qui supervisent la prestation des services d'expérience en milieu de travail.

Cet emploi fait partie de la fonction Workplace Experience. Ils sont chargés de fournir un service client de classe mondiale aux clients et aux visiteurs d’un bâtiment désigné.

Ce que vous ferez :

• Coordonner et gérer les activités quotidiennes de l'équipe. Établissez des horaires de travail, attribuez des tâches, gérez les performances de l'équipe et formez le personnel.

• Tenir des registres des coûts engagés par les activités de l'équipe sur le lieu de travail. Examinez les factures au besoin.

• Répondre aux demandes et plaintes des clients concernant le département des services d'expérience.

• Approuver les documents du client. Assurez-vous que les matériaux sont conformes aux directives de la marque. Maintenir l’intégrité des bases de données et autres outils numériques associés à la prestation de services.

• Développer et maintenir des partenariats avec les fournisseurs dans le but de réaliser des efforts de réduction des coûts. Aider aux négociations pour les services contractuels. Confirmez que tous les fournisseurs disposent d’une preuve d’assurance et de documents contractuels à jour.

• S'assurer que l'équipe soumet les données d'achat et de logistique avec précision et en temps opportun.

• Offrir une expérience d'orientation de classe mondiale aux nouveaux employés. Établir de nouvelles techniques pour garantir que l’équipe puisse atteindre ses objectifs.

• Appliquez toujours les normes de sécurité auprès des employés, des clients et des fournisseurs. Aider à la réalisation du plan de continuité des activités du service.

• Résoudre des problèmes complexes et identifier les approches appropriées aux solutions existantes pour atteindre les objectifs de l'équipe.

• Coordonner avec l'équipe de maintenance des installations pour les initiatives de maintenance préventive.

• Peut établir de nouvelles techniques pour garantir que l'équipe est en mesure d'atteindre ses objectifs.

• A un impact direct sur les objectifs de l'équipe ainsi que sur les objectifs des équipes connexes.

• Veiller à ce que les résultats personnels et d'équipe aient un impact positif sur les objectifs du client.

• Montrer l'exemple et modéliser des comportements conformes aux valeurs de CBRE RISE. Guider l’équipe dans l’application des connaissances de base des pratiques et des procédures. Travaillez pour parvenir à un consensus.

About the Role:

As a CBRE Workplace Experience Supervisor, you will be responsible for supervising employees that oversee the delivery of workplace experience services.

This job is part of the Workplace Experience function. They are responsible for providing world-class customer service to the clients and visitors of a designated building.

What You’ll Do:

• Coordinate and manage the team's daily activities. Establish work schedules, assign tasks, performance, and cross-train staff.

• Maintain records of costs incurred by workplace team activities. Review invoices as needed.

• Respond to customer requests and complaints about the experience services department.

• Approve client materials. Ensure materials align with brand guidelines. Maintain the integrity of databases and other digital tools associated with service delivery.

• Develop and maintain vendor partnerships with the intention of cost-saving efforts. Assist with negotiations for contract services. Confirm that all vendors have current proof of insurance and contractual documentation.

• Ensure team is submitting purchase and logistics data accurately and timely.

• Deliver a world-class orientation experience to new employees. Establish new techniques to ensure the team can meet its objectives.

• Always enforce safety standards with employees, clients, and vendors. Assist in the completion of the Service Business Continuity plan.

• Resolve complex problems and identify appropriate approaches to existing solutions to accomplish team objectives.

• Coordinate with facilities maintenance team for preventative maintenance initiatives.

• May establish new techniques to ensure the team is able to meet its objectives.

• Has a direct impact on the team objectives as well as the objectives of related teams.

• Ensure personal and team outcomes have a positive impact on customer objectives.

• Lead by example and model behaviors that are consistent with CBRE RISE values. Guide team through the application of basic knowledge of practices and procedures. Work to build consensus.

Ce dont vous aurez besoin :

• Les candidats doivent être actuellement autorisés à travailler au Canada sans avoir besoin d'un parrainage de visa, maintenant ou dans le futur.

• Diplôme d'études secondaires ou GED avec plus de 5 ans d'expérience professionnelle.

• Expérience préalable en chef d’équipe ou en supervision requise.

• Compréhension approfondie d'une gamme de processus, de procédures, de systèmes et de concepts au sein de sa propre fonction professionnelle et connaissance de base des fonctions professionnelles connexes requises.

• Nécessite la capacité d’expliquer des concepts complexes ou des informations sensibles.

• Connaissance approfondie des produits Microsoft Office. Les exemples incluent Word, Excel, Outlook, etc.

• Une bonne connaissance de l'anglais est requise car ce rôle nécessite une communication régulière en anglais avec les clients et le personnel situés dans d'autres provinces et aux États-Unis.

• Excellentes compétences organisationnelles et esprit curieux de niveau master.

What You’ll Need:

• Applicants must be currently authorized to work in Canada without the need for visa sponsorship now or in the future

• High School Diploma or GED with 5+ years of job-related experience.

• Prior shift leader or supervisory experience required.

• In-depth understanding of a range of processes, procedures, systems, and concepts within own job function and basic knowledge of related job functions required.

• Requires the ability to explain complex concepts or sensitive information.

• Expert knowledge of Microsoft Office products. Examples include Word, Excel, Outlook, etc.

• A good knowledge of English is required as this role requires regular communication in English with clients and staff located in other provinces and the United States

• Excellent organizational skills with a master-level inquisitive mindset.

CBRE GWS

CBRE Global Workplace Solutions (GWS) works with clients to make real estate a meaningful contributor to organizational productivity and performance. Our account management model is at the heart of our client-centric approach to delivering integrated real estate solutions. Each client is entrusted with a dedicated leader and is supported by regional and global resources, leveraging the industry's most robust platform. CBRE GWS delivers consistent, measurably superior outcomes for our clients at every stage of the lifecycle, and across industries and geographies.

Find out more (https://www.cbre.com/real-estate-services/directory/global-workplace-solutions)

CBRE, Inc. is an Equal Opportunity and Affirmative Action Employer (Women/Minorities/Persons with Disabilities/US Veterans)